Due diligence voor bestaande rekeningen van natuurlijke personen
A. Inleiding. De volgende procedures gelden om na te gaan welke bestaande rekeningen van natuurlijke personen als te rapporteren rekeningen moeten worden beschouwd.
B. Lagewaarderekeningen. De volgende procedures zijn van toepassing met betrekking tot lagewaarderekeningen.
1. Woonadres. Indien de rapporterende financiële instelling in haar dossier het uit bewijsstukken afgeleide actuele woonadres van de natuurlijke persoon rekeninghouder heeft, kan zij die rekeninghouder behandelen als een fiscale ingezetene van de lidstaat of het andere rechtsgebied waar het adres gelegen is, om te bepalen of hij een te rapporteren persoon is.
2. Onderzoek van elektronische dossiers. Indien de rapporterende financiële instelling niet beschikt over het uit bewijsstukken afgeleide actuele woonadres van de natuurlijke persoon rekeninghouder, zoals vermeld in onderdeel B, punt 1, moet de rapporterende financiële instelling de elektronisch doorzoekbare gegevens die zij beheert, onderzoeken op de onderstaande indicatoren en onderdeel B, punten 3 tot en met 6, toepassen:
a) aanmerking van de rekeninghouder als een ingezetene van een lidstaat;
b) de actuele post- of woonadressen (met inbegrip van postbussen) in een lidstaat;
c) een of meer telefoonnummers in een lidstaat en geen telefoonnummer in de lidstaat van de rapporterende financiële instelling;
d) vaste instructies (andere dan ten aanzien van een depositorekening) om gelden over te maken naar een rekening aangehouden in een lidstaat;
e) geldige volmacht of tekenbevoegdheid verleend aan een persoon met een adres in een lidstaat, of
f) een poste-restanteadres of een “per adres” in een lidstaat indien de rapporterende financiële instelling geen ander adres van de rekeninghouder geregistreerd heeft staan.
3. Indien bij het onderzoek van elektronische dossiers geen van de in onderdeel B, punt 2, genoemde indicatoren wordt aangetroffen, is geen verdere actie vereist totdat er sprake is van een verandering van omstandigheden die ertoe leidt dat een of meer indicatoren in verband worden gebracht met de rekening of totdat de rekening een hogewaarderekening wordt.
4. Indien bij het onderzoek van elektronische dossiers een van de in onderdeel B, punt 2, onder a) tot en met e), genoemde indicatoren wordt aangetroffen, of indien er een verandering van omstandigheden is opgetreden die ertoe leidt dat een of meer van de indicatoren in verband worden gebracht met de rekening, moet de rapporterende financiële instelling de rekeninghouder behandelen als een fiscaal ingezetene van elke lidstaat waarvoor een indicator wordt aangetroffen, tenzij zij besluit onderdeel B, punt 6, toe te passen en een van de daar genoemde uitzonderingen op die rekening van toepassing is.
5. Indien bij het onderzoek van elektronische dossiers een poste-restanteadres of een “per adres” voor de rekeninghouder wordt gevonden en geen ander adres, noch een van de andere in onderdeel B, punt 2, onder a) tot en met e), genoemde indicatoren wordt aangetroffen, moet de rapporterende financiële instelling, in de naar omstandigheden meest geschikte volgorde, het in onderdeel C, punt 2, omschreven onderzoek van papieren dossiers uitvoeren, of tracht zij van de rekeninghouder een eigen verklaring of bewijsstukken te verkrijgen teneinde diens fiscale woonplaats(en) vast te stellen. Indien het onderzoek van de papieren dossiers geen indicatoren oplevert, en geen eigen verklaring of bewijsstukken van de rekeninghouder worden verkregen, moet de rapporterende financiële instelling de rekening aan de bevoegde autoriteit van haar lidstaat rapporteren als ongedocumenteerde rekening.
6. Ook indien indicatoren als bedoeld in onderdeel B, punt 2, worden aangetroffen, is een rapporterende financiële instelling niet verplicht de rekeninghouder als een ingezetene van een lidstaat te behandelen indien:
a) de inlichtingen over de rekeninghouder een actueel post- of woonadres in die lidstaat bevat, een of meer telefoonnummers in die lidstaat (en geen telefoonnummer in de lidstaat van de rapporterende financiële instelling) of vaste instructies (met betrekking tot andere financiële rekeningen dan depositorekeningen) voor de overmaking van gelden naar een rekening die in een lidstaat wordt aangehouden, en de rapporterende financiële instelling het volgende verkrijgt, of eerder een dossier heeft gecontroleerd en dit bijhoudt met daarin het volgende:
i) een eigen verklaring van de rekeninghouder van de lidstaat/lidstaten of ander rechtsgebied/andere rechtsgebieden waarvan die rekeninghouder een ingezetene is anders dan de genoemde lidstaat, en
ii) bewijsstukken waaruit de niet-te-rapporteren status van de rekeninghouder blijkt;
b) ingeval de inlichtingen over de rekeninghouder een geldige volmacht of tekenbevoegdheid bevat die is verleend aan een persoon met een adres in die lidstaat, en de rapporterende financiële instelLing het volgende verkrijgt, of eerder een dossier heeft gecontroleerd en dit bijhoudt met daarin het volgende:
i) een eigen verklaring van de rekeninghouder van de lidstaat/lidstaten of ander rechtsgebied/andere rechtsgebieden waarvan die rekeninghouder een ingezetene is anders dan de genoemde lidstaat, of
ii) bewijsstukken waaruit de niet te rapporteren status van de rekeninghouder blijkt;
C. Uitgebreide onderzoeksprocedures voor hogewaarderekeningen. De onderstaande uitgebreide onderzoeksprocedures zijn van toepassing op hogewaarderekeningen.
1. Onderzoek van elektronische dossiers. Met betrekking tot hogewaarderekeningen moet de rapporterende financiële instelling de door haar beheerde elektronisch doorzoekbare gegevens onderzoeken op de in onderdeel B, punt 2, omschreven indicatoren.
2. Onderzoek van papieren dossiers. Indien de elektronisch doorzoekbare databases van de rapporterende financiële instelling velden bevatten waarin alle in onderdeel C, punt 3, omschreven inlichtingen zijn opgenomen, is geen onderzoek van de papieren dossiers vereist. Indien niet al deze inlichtingen in de elektronische databases zijn opgenomen, moet de rapporterende financiële instelling ter zake van hogewaarderekeningen ook de actuele gegevens in het stamdossier van de desbetreffende klanten onderzoeken , en indien daarin niet alle gegevens zijn opgenomen, tevens de volgende documenten onderzoeken die verband houden met de rekening en die de rapporterende financiële instelling tijdens de afgelopen vijf jaar heeft verkregen, op de in onderdeel B, punt 2, omschreven indicatoren:
a) de meest recente bewijsstukken verzameld met betrekking tot de rekening;
b) de meest recente overeenkomst of documenten omtrent de opening van de rekening;
c) de meest recente documenten verkregen door de rapporterende financiële instelling in het kader van AML/KYC-procedures of andere regelgeving;
d) geldige volmachten of formulieren voor tekenbevoegdheid, en
e) geldende vaste instructies (andere dan ter zake van een depositorekening) omtrent het overmaken van gelden.
3.Uitzondering indien de databases voldoende inlichtingen bevatten. Een rapporterende financiële instelling is niet verplicht de in onderdeel C, punt 2, omschreven papieren dossiers te onderzoeken voor zover haar elektronisch doorzoekbare inlichtingen het volgende bevatten:
a) de woonplaats van de rekeninghouder;
b) het woonadres en het postadres van de rekeninghouder zoals vastgelegd in de huidige dossiers van de rapporterende financiële instelling;
c) het (de) eventuele telefoonnummer(s) van de rekeninghouder zoals vastgelegd in de huidige dossiers van de rapporterende financiële instelling;
d) in geval van andere financiële rekeningen dan depositorekeningen: of er vaste instructies zijn voor de overmaking van gelden op de rekening naar een andere rekening (met inbegrip van rekeningen bij filialen van de rapporterende financiële instelling of een andere financiële instelling);
e) of er een actueel poste-restanteadres of “per adres” is van de rekeninghouder, en
f) of er een volmacht of tekenbevoegdheid voor de rekening is.
4. Opvragen bij de relatiemanager van hem daadwerkelijk bekende feiten . Naast de in onderdeel C, onder punten 1 en 2, omschreven onderzoeken van de elektronische en papieren dossiers moet de rapporterende financiële instelling een hogewaarderekening (met inbegrip van de eventueel daarmee geaggregeerde financiële rekeningen) die is toegewezen aan een relatiemanager, behandelen als een te rapporteren rekening indien de relatiemanager daadwerkelijk weet dat de rekeninghouder een te rapporteren persoon is.
5. Gevolgen van het aantreffen van indicatoren.
a) Indien bij het in onderdeel C omschreven uitgebreid onderzoek van hogewaarderekeningen geen van de in onderdeel B, punt 2, genoemde indicatoren wordt aangetroffen en de rekening niet is geïdentificeerd als de rekening van een te rapporteren persoon als bedoeld in onderdeel C, punt 4, zijn geen nadere maatregelen vereist, totdat een verandering van omstandigheden ertoe leidt dat een of meer indicatoren in verband worden gebracht met de rekening.
b) Indien bij het in onderdeel C omschreven uitgebreid onderzoek van hogewaarderekeningen een van de in onderdeel B, punt 2, onder a) tot en met e), genoemde indicatoren wordt aangetroffen of indien er naderhand een verandering van omstandigheden is opgetreden die ertoe leidt dat een of meer van de indicatoren in verband worden gebracht met de rekening, moet de rapporterende financiële instelling de rekening behandelen als een te rapporteren rekening voor elke lidstaat waarvoor een indicator wordt aangetroffen, tenzij zij besluit onderdeel B, punt 6, toe te passen en een van de daar genoemde uitzonderingen van toepassing is op die rekening.
c) Indien bij het in onderdeel C omschreven uitgebreid onderzoek van hogewaarderekeningen een poste-restanteadres of “per adres” voor de rekeninghouder wordt gevonden, en geen ander adres noch een van de andere in onderdeel B, punt 2, onder a) tot en met e), genoemde indicatoren wordt aangetroffen, moet de rapporterende financiële instelling van de rekeninghouder een eigen verklaring of bewijsstukken verkrijgen teneinde diens fiscale woonplaats(en) vast te stellen. Indien de rapporterende financiële instelling geen eigen verklaring of bewijsstuk van de rekeninghouder kan verkrijgen, moet zij de rekening aan de bevoegde autoriteit van haar lidstaat rapporteren als ongedocumenteerde rekening.
6. Indien een bestaande rekening van een natuurlijke persoon niet vanaf 31 december 2015 een hogewaarderekening was , maar er één wordt op de laatste dag van een volgend kalenderjaar, moet de rapporterende financiële instelling de uitgebreide onderzoeksprocedures omschreven in onderdeel C met betrekking tot die rekening voltooien binnen het kalenderjaar volgend op het jaar waarin de rekening een hogewaarderekening wordt. Als, op basis van dat onderzoek , de rekening wordt aangemerkt als een te rapporteren rekening, moet de rapporterende financiële instelling de verlangde informatie over de rekening verstrekken met betrekking tot het jaar waarin de rekening wordt aangemerkt als een te rapporteren rekening en de daaropvolgende jaren jaarlijks, tenzij de rekeninghouder ophoudt een te rapporteren persoon te zijn.
7. Wanneer een rapporterende financiële instelling de in onderdeel C omschreven uitgebreide onderzoeksprocedures toepast op een hogewaarderekening, hoeft de rapporterende financiële instelling deze procedures niet opnieuw toe te passen, met uitzondering van het onderzoek bij de relatiemanager omschreven in onderdeel C, punt 4, op dezelfde hogewaarderekening in elk daaropvolgend jaar, tenzij de rekening niet gedocumenteerd is, in welk geval de rapporterende financiële instelling ze jaarlijks opnieuw dient toe te passen totdat de rekening niet meer ongedocumenteerd is.
8. Indien zich een verandering voordoet in de omstandigheden met betrekking tot een hogewaarderekening die ertoe leidt dat een of meer indicatoren omschreven in onderdeel B, punt 2, in verband worden gebracht met de rekening, moet de rapporterende financiële instelling de rekening beschouwen als een te rapporteren rekening met betrekking tot elke lidstaat waarvoor een indicator is geïdentificeerd, tenzij de instelling ervoor kiest onderdeel B, punt 6, toe te passen en een van de daar genoemde uitzonderingen van toepassing is op die rekening.
9. Een rapporterende financiële instelling moet procedures toepassen om ervoor te zorgen dat een relatiemanager elke wijziging in de omstandigheden van een rekening vaststelt. Als bijvoorbeeld aan een relatiemanager is meegedeeld dat de rekeninghouder een nieuw postadres in een lidstaat heeft, moet de rapporterende financiële instelling het nieuwe adres behandelen als een wijziging in de omstandigheden en, indien zij kiest voor toepassing van onderdeel B, punt 6, moet zij van de rekeninghouder de passende documentatie verkrijgen.
D. Elke bestaande rekening van een natuurlijk persoon die is aangemerkt als een te rapporteren rekening overeenkomstig dit deel, moet alle daaropvolgende jaren worden behandeld als een te rapporteren rekening, tenzij de rekeninghouder ophoudt een te rapporteren persoon te zijn.
